Outils Gestion de projet

Par OCEANE ROQUILLET, publié le lundi 10 septembre 2018 09:14 - Mis à jour le vendredi 14 septembre 2018 11:44
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Outils de gestion de projet

 

La construction d'un projet, qu'il soit éducatif, associatif, humanitaire, entrepreneurial ou ludique, répond à des méthodes et se construit avec des outils. Nous proposons un panel de ces méthodes et outils afin de faciliter la mise en place de votre projet de développement durable :

La gestion de projet

Un projet est un processus au service d'un objet nouveau. Il y a toujours de l'incertitude dans tous les projets, parce-que par définition un projet c'est créer le futur que l'on veut. A la base d'un projet, il y a une idée, un besoin, une envie et/ou même une volonté.

Un projet est terminé une fois que l'objet nouveau fonctionne, que les cibles savent le faire fonctionner ou que les objectifs sont atteints (exemple : sensibiliser les élèves à la flore locale). Il faut donc aussi observer quelles répercutions, impacts, résultats, finalités, effets, l’objet nouveau a sur les cibles du projet. Selon les projets, on est parfois obligé de reconnaitre le projet comme étant fini seulement après avoir observé les premiers effets.

  • Téléchargez également notre fiche mémo « méthodologie de projet » que vous trouverez ci-joint de cet article ainsi que dans le dossier partagé outils.

Premières étapes d’un projet :

Phases amont :

  • OPPORTUNITÉ : on doit vérifier l’intérêt du projet pour nous, maintenant. Qu’est-ce qui nous fait dire que ce projet est opportun pour nous maintenant ? Effets ? Cohérence avec la stratégie de l’établissement ?
  • DÉCISION : validation de la phase précédente ou non.
  • FAISABILITÉ : on vérifie les conditions de faisabilité et si l’on est capable de réunir ces conditions (question de ressources économiques, techniques et humaines, et de capacités)
  • DÉCISION : validation de la phase précédente ou non.
  • CAHIER DES CHARGES : on va y trouver les objectifs, les effets que l’on cherche, on peut parler du contexte, de l’origine du projet, etc.
  • DÉCISION DE FAIRE, D’ENGAGER -> validation de la phase précédente ou non. Si oui, on passe à la mise en œuvre.

Phases aval :

  • CONCEPTION & RÉALISATION : installer, faire en sorte que maintenance en place

Les phases aval coûtent toujours plus cher que les phases amont.

Les cycles d'un projet

Il existe deux façons de faire, la première est utilisée dans les entreprises, la deuxième est plutôt utilisée dans le monde associatif et humanitaire.

Le cycle de projet "entreprise"

  • Finalités et objectifs : Pour quoi ? Où est-ce qu’on doit aller ?
  • Cadre et contenu : Quoi ?
  • Ressources : Combien ?
  • Parties prenantes (individus ou groupes d’individus qui impactent ou qui sont impactées par le projet) / acteurs : qui ?
  • Planning(s) : Comment et Quand ?
  • Pilotage (suivi, indicateurs (indique si on est en train d’atteindre l’objectif ou pas), tableau de bord, points réguliers, etc.)

Le cycle de projet "humanitaire"

1. Diagnostic

  • Téléchargez également notre fiche « tips diagnostic » pour avoir plus de détails sur la réalisation d’un diagnostic. Vous la trouverez ci-joint de cet article ainsi que dans le dossier partagé outils.

Les quatre questions-clés pour le diagnostic :

  • Quel est le problème sur lequel vous voulez travailler ?
  • Quels sont les facteurs clés qui ont une influence sur ce problème ?
  • Qu’est-ce qui doit changer, et qui doit changer ?
  • Comment contribuer à ces changements ?

Un Arbre à problème peut également intervenir dans la phase de diagnostic, lorsque l'on a identifié un problème dans l'établissement. Pour passer d’un arbre à problème à un projet on fait une pyramide d’objectifs (ou un arbre à solutions) : Le problème devient un objectif, les causes des sous-objectifs, passer du négatif au positif.


Le diagnostic doit aussi s’intéresser aux acteurs : qui sont-ils ? Comment travailler avec eux ? Deux critères : à quel point sont-ils influents ? Sont-ils ouverts au projet ?

2. Planification

Programmer c’est prévoir :

  • Organiser les activités dans les temps (niveau global et au niveau de chaque activités)
  • Optimiser les ressources en identifiant les liens entre les activités
  • Programmation du long terme au court terme.

Responsabilisation/ participation / Documents de références (trace écrite/ communiquer) / Mise à jour régulière/ Efficacité

Théorie des cailloux : toujours commencer par les gros cailloux puis affiner. Ne jamais remplir le bocal, il faut toujours laisser une marge pour pouvoir gérer les imprévus.

Les indicateurs doivent être SMART : Spécifiques, mesurables, acceptables, réalistes, fixés dans le temps.

  • Deux types d’indicateurs :
    Quantitatifs / objectivés
    Qualitatifs / perceptuels

Les outils de planification PERT / GANTT

3. Mise en œuvre

Au début du projet il faut fixer la fréquence du suivi. Et qui le fait.  
La fonction du suivi consiste :

  • Mesurer l’avancée réelle de l’action
  • Analyser des écarts par rapport au plan
  • Identifier des plans d’actions correctives
  • Prendre ou faire prendre des décisions

Mise en œuvre, pilotage :

  • Suivi des indicateurs : mesurer l’avancée réelle du projet, actions correctives si besoin.
  • Structure de découpage de projet
  • Communication interne

Les outils :

  • Reporting régulier des collaborateurs terrain et des partenaires
  • Réunions de suivi régulières basés sur les reporting et les revues de projet
  • Revues de projet trimestrielles et annuelles
  • Suivi budgétaire

Pour chacun de ces documents, il faut s’assurer que ces documents remplissent leurs fonctions de suivi.

4. Évaluation

Les évaluations doivent répondre à six critères :

  • Pertinence : le projet a-t-il été pertinent en fonction des objectifs fixés ?
  • Efficience : les objectifs ont-ils été remplis en optimisant les ressources ?
  • Efficacité : les objectifs ont-ils été remplis ?
  • Impact : l’impact du projet sur la population cible (les élèves, les parents, ...)
  • Viabilité / pérennité : existe-il une probabilité de voir l’activité continuer de manière durable dans le temps ?
  • Cohérence : existe-il une cohérence entre le projet et le projet d'établissement, le programme éducatif, existe-il un organe qui supervise cette cohérence (COPIL par exemple) ?
Pièces jointes

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